對於企業而言,如果訂單能夠像雪片般飛來是最樂見的事,但當客戶的需求量變大,要求客製的種類變多,企業所需要處理的事項也會相對變得更加複雜,這時就可以考慮導入訂單管理系統來輔助。而什麼是訂單管理系統?導入後對企業有什麼好處?本篇文章將一一帶您了解。

什麼是訂單管理系統?

「訂單管理系統(Order Management System,OMS)」顧名思義就是與訂單有關的一套系統,不論是從客戶諮詢、提供報價,到接獲訂單、安排生產,再一路到訂單出貨、訂單查詢…等,都能涵蓋在訂單管理系統中,通常是將與訂單相關的所有作業流程步驟化,來幫助企業集中處理訂單,進而提高工作效率、減少人為錯誤,以提供更好的客戶體驗,提升市場競爭力。

缺乏訂單管理系統可能發生…

訂單遺失或延遲交付

人員利用紙本作業來處理訂單,當訂單的數量較多時,就需要花費更大量的時間與精力去書寫、翻找及保存,也可能會出現訂單遺漏或手寫錯誤的風險,而且訂單相關的處理作業通常串聯多個部門,以紙本進行可能會產生資訊不即時與資訊落差,這樣不但會降低作業效率,更嚴重時可能會影響到客戶,導致客戶的流失。

無法針對客戶需求銷售

如同上述所提,紙本的訂單若是未經過整理或是定期管理維護,則很可能會發生訂單遺失或訂單污損等狀況,若是客戶要求下訂與先前訂單相同的客製項目,就很難即時查閱與確定歷史訂單的內容,若是沒有彙總歷史的訂單紀錄,也很難針對各個客戶的喜好與需求進行更進一步的銷售,就有可能因此而錯失取得客戶訂單的機會。

導入訂單管理系統的好處

訂單管理系統中最主要的三大功能為「建立報價與訂單」、「確認訂單與追蹤狀態」及「歷史訂單總覽與分析」,透過這三大功能可以幫助業務人員輕鬆建立案件,並讓與此訂單相關的部門及人員皆可一目瞭然當前狀態,而且可以將繁雜的勞務性工作利用訂單管理系統代為處理,將例行性的工作以步驟化、標準化的方式進行,進而大幅減少資訊溝通往返確認的時間,自然也就能提升訂單處理的效率,使企業有餘力能專注在提供客戶更好的服務。

即時追蹤訂單進度,以利準時交付

訂單管理系統能夠以視覺化的方式呈現訂單當前的進度及訂單的交期,對於跨部門處理訂單的企業而言,統一的管理窗口可以有效縮短資訊傳遞的時間,讓各部門的負責人員可以隨時掌握訂單的進度,以準時交付訂單。

完整保留銷售數據,有利精準行銷

訂單管理系統能夠完整地記錄過去所接獲的所有訂單內容,企業可以隨時查閱並進行數據統計與分析,有助於企業找出較熱銷的產品,又或者是每一位客戶的需求喜好等等,有利擬定精準的行銷與銷售對策。

結論

若是企業確定要導入訂單管理系統,無非就是希望能夠提高訂單管理與作業的效率,這時選擇一個合適的系統就非常重要,直覺的操作介面、視覺化的圖表呈現,以及滿足企業處理訂單所需的所有功能,才能夠有效協助企業節省原由人力執行所需耗費的時間與精力,輕鬆幫助企業在訂單處理上更加事半功倍。如果您有專案管理的相關需求,歡迎與我們聯絡