專案管理的內容會隨著案件的大小而有所不同,有些專案規模較小,只需一周即可結案,也有規模較大的大型專案,或許需要花費數個月甚至數年才能完成,而這類型的專案所涵蓋的管理內容就相對多元,也可能會分布於企業內部多個部門來共同執行,此時專案管理就至關重要,會直接攸關案件的成敗。

專案管理有哪些工作內容?

專案管理的主要目的是要讓案件能夠在規定的時間內順利完成,而為了實現目標,專案管理的工作內容可能包括了組織團隊、規劃排程、追蹤進度、執行工作等等,也會因為每個案件的規模而有所不同,因此專案管理的工作內容並沒有一套標準,但遵守「時間」、「品質」和「預算」是專案管理的三大重要指標。

缺乏專案管理系統所發生的難題

專案管理的過程中,最重要的環節就是「溝通」,而身為專案管理主要負責人員,就需要將案件相關的所有資訊向客戶、成員、主管等一一說明清楚,並且資訊必須要是正確的,若僅依靠專案人員的勞務性記憶可能會有疏漏、錯誤的風險,進而影響到案件的執行效率

專案目標無法全面聚焦

專案的執行大多需要跨部門的成員共同協作,若是缺乏管理系統來輔助,專案內的成員通常只能了解各自所負責的項目,並無法得知專案的全面架構,這樣的狀況就可能會導致當自己負責的項目完成或卡關時,不清楚下一步的流程或應該要找誰請求支援。

專案執行過程不夠透明

以往多數企業會使用 Excel 來進行專案管理,但因為 Excel 皆由人員手動維護,且缺乏即時性,因此當資料傳送到各部門後,可能會因為資訊流通不同步而造成跨部門的任務認知與溝通資訊的落差,就很可能會導致各管理階層及執行單位決策不良,進而延誤專案進度。

導入專案管理系統的好處

專案管理系統的主要三大功能有「專案發起與進度追蹤」、「行事曆與事件提醒」及「進度回報與數位典藏」,透過這三大功能可以幫助專案管理人員輕鬆建立案件,並讓專案進度、專案成員與可用資源皆一目瞭然,而且可以將繁雜的勞務性記憶利用專案管理系統代為處理,並將例行性的工作建立標準化步驟,以減少資訊的往返確認,可以大幅提升專案執行的效率。

有效優化資源,降低專案執行成本

在專案管理的工作內容中,有一個非常重要的關鍵就是「盤點」,透過盤點可以清楚知道有哪些待辦事項需要執行,同時也對這些事項進行資源分配與任務派發,對每項工作進行重要度與難易度的標示,以便專案管理人員在評斷任務所需人力與時效的依據。

完整保留過程,有利傳承專案經驗

專案管理系統可以完整地記錄過去專案執行的內容、所需的人力與成本以及達成的狀況,而且上傳到系統的文件都能夠被保存下來,可以作為專案履歷方便日後查看,利用專案管理系統可進行數據統計,以分析未來專案執行的對策與效益。

結論

無論是筆記本或是會議室的白板,其實都能夠進行專案管理,但「工欲善其事,必先利其器」,透過專案管理系統,能夠協助管理人員節省規劃、更新資料的時間,同時還有多人協作的功能,能夠輕鬆達成專案溝通的需求,進行任務派發與追蹤,讓專案管理更事半功倍。如果您有專案管理的相關需求,歡迎與我們聯絡