使用資產管理系統有什麼好處？需要哪些硬體設備與軟體？

過往企業大多是利用 Excel 表格以「人工 Key-in」的方式在管理固定資產，但是當固資的數量與種類隨著企業規模擴增時，這樣的管理模式即會變得非常耗時耗力，也容易因為繁雜的表格顯示而導致紀錄上的疏失，導致會有帳、物不符的情況發生，無法正確掌握企業固資的真實資產狀態。

如果想要有效降低帳、物不符的情況，就必須要導入「資產管理系統」，藉助資訊化、系統化的管理模式，能夠大幅減少失誤的發生。

資產管理系統是什麼？

資產管理系統主要是將「資產管理」與「盤點作業」系統化，利用「網路」與「條碼」的技術，使用者可以於系統中對資產進行狀態更新、追蹤及折舊攤提計算，也可以利用條碼來進行盤點，並將盤點明細透過網路上傳至系統中進行檢視與比對，是一種更輕鬆、更快速的資產管理模式。

多數的資產管理系統皆能自動計算折舊攤提，只需在新增資產時一併輸入資產的「取得成本」與「使用年限」，無須再填寫公式或藉由其他的財會系統即可自動計算，讓財務人員能輕鬆了解企業的資產狀態，一套系統同時滿足管理人員與財務人員。

資產管理系統內的資產資料大多都是利用「公有雲」儲存在雲端，因此可以隨時、隨地且不限裝置聯網進行管理，能夠應付任何在辦公室外發生的臨時狀況，大幅提高管理的工作效率。

傳統純人工盤點較難查證是否有誤盤的狀況，藉由條碼式的盤點管理，能夠在盤點過程中有效查證是否發生重複掃描，若是在盤點過程中掃描到重複的條碼，盤點機即會立刻跳出告警視窗，告知此條碼已掃描過並不予紀錄，以避免誤盤的狀況發生。

條碼標籤在資產管理中具有舉足輕重的地位，因為條碼標籤背後所代表的就是企業的資產，每一個資產都會被賦予含有一個唯一碼的條碼標籤，而條碼標籤的「尺寸大小」及「顯示內容」大多都可依照企業的自身需求進行自定義的設計。

條碼列印機在資產管理作業中的使用佔比雖然不大，不過其列印出條碼標籤的品質卻會影響到盤點的效果，且固定資產的使用年限大多數都以年來計算，為了不要因久放導致條碼標籤耗損，選擇列印品質較好的條碼列印機也十分重要。

不單只有條碼標籤會影響到盤點的工作效率，盤點機本身的掃瞄功能當然也有影響，企業需要根據自身的掃描環境去挑選合適的盤點機，才不會因為盤點機的效能不符連帶影響到盤點掃描的速度。

市面上擁有非常多的資產管理系統，功能與價格都有所不同，企業可以依照自身的需求進行選擇，若是在未使用資產管理系統之前是利用 Excel 檔案進行管理，建議可以選擇有匯入功能的管理系統，再來是系統的操作介面，通常越是直觀、簡潔的操作介面也會相對較容易上手。

「資產管理」是一項複雜的工作，會同時涉及管理、財務等多部門，唯有確保帳、物一致，才能協助企業全面掌握資產的實際狀態，並即時做出準確決策將資產發揮出最大效益。

群輝的「雲端資產盤點與管理系統」是一套強大的解決方案，企業可以隨時於雲端更新資產資料，以達到企業資產的即時共享，更整合了盤點作業，讓盤點機能自動比對資料庫，並匯出盤點報表一眼查明盤盈與盤虧，大幅提高工作效率，如果您有興趣，歡迎與我們聯絡！