過往企業大多是利用 Excel 表格以「人工 Key-in」的方式在管理固定資產,但是當固資的數量與種類隨著企業規模擴增時,這樣的管理模式即會變得非常耗時耗力,也容易因為繁雜的表格顯示而導致紀錄上的疏失,導致會有帳、物不符的情況發生,無法正確掌握企業固資的真實資產狀態。

如果想要有效降低帳、物不符的情況,就必須要導入「資產管理系統」,藉助資訊化、系統化的管理模式,能夠大幅減少失誤的發生。

資產管理系統是什麼?

資產管理系統主要是將「資產管理」與「盤點作業」系統化,利用「網路」與「條碼」的技術,使用者可以於系統中對資產進行狀態更新、追蹤及折舊攤提計算,也可以利用條碼來進行盤點,並將盤點明細透過網路上傳至系統中進行檢視與比對,是一種更輕鬆、更快速的資產管理模式。

使用資產管理系統有哪些好處?

有效掌握資產的生命週期

多數的資產管理系統皆能自動計算折舊攤提,只需在新增資產時一併輸入資產的「取得成本」與「使用年限」,無須再填寫公式或藉由其他的財會系統即可自動計算,讓財務人員能輕鬆了解企業的資產狀態,一套系統同時滿足管理人員與財務人員。

提高資產管理的工作效率

資產管理系統內的資產資料大多都是利用「公有雲」儲存在雲端,因此可以隨時、隨地且不限裝置聯網進行管理,能夠應付任何在辦公室外發生的臨時狀況,大幅提高管理的工作效率。

減少盤點作業的人為疏失

傳統純人工盤點較難查證是否有誤盤的狀況,藉由條碼式的盤點管理,能夠在盤點過程中有效查證是否發生重複掃描,若是在盤點過程中掃描到重複的條碼,盤點機即會立刻跳出告警視窗,告知此條碼已掃描過並不予紀錄,以避免誤盤的狀況發生。

資產管理系統需要哪些硬體設備與軟體?

條碼標籤

條碼標籤在資產管理中具有舉足輕重的地位,因為條碼標籤背後所代表的就是企業的資產,每一個資產都會被賦予含有一個唯一碼的條碼標籤,而條碼標籤的「尺寸大小」及「顯示內容」大多都可依照企業的自身需求進行自定義的設計。

條碼列印機

條碼列印機在資產管理作業中的使用佔比雖然不大,不過其列印出條碼標籤的品質卻會影響到盤點的效果,且固定資產的使用年限大多數都以年來計算,為了不要因久放導致條碼標籤耗損,選擇列印品質較好的條碼列印機也十分重要。

盤點機

不單只有條碼標籤會影響到盤點的工作效率,盤點機本身的掃瞄功能當然也有影響,企業需要根據自身的掃描環境去挑選合適的盤點機,才不會因為盤點機的效能不符連帶影響到盤點掃描的速度。

資產管理系統

市面上擁有非常多的資產管理系統,功能與價格都有所不同,企業可以依照自身的需求進行選擇,若是在未使用資產管理系統之前是利用 Excel 檔案進行管理,建議可以選擇有匯入功能的管理系統,再來是系統的操作介面,通常越是直觀、簡潔的操作介面也會相對較容易上手。

結論

「資產管理」是一項複雜的工作,會同時涉及管理、財務等多部門,唯有確保帳、物一致,才能協助企業全面掌握資產的實際狀態,並即時做出準確決策將資產發揮出最大效益。

群輝的「雲端資產盤點與管理系統」是一套強大的解決方案,企業可以隨時於雲端更新資產資料,以達到企業資產的即時共享,更整合了盤點作業,讓盤點機能自動比對資料庫,並匯出盤點報表一眼查明盤盈與盤虧,大幅提高工作效率,如果您有興趣,歡迎與我們聯絡